Konflik di tempat kerja adalah sesuatu yang tidak terhindarkan. Tiap pengelola harus mengerti langkah-langkah yang dapat ditempuh untuk memperkecil peluang terjadinya konflik.
Langkah-langkah berikut ini tidak akan menghilangkan konflik tetapi pastinya akan dapat memperkecil tingkat keparahan konflik.
1. Bersikaplah proaktif, bukan reaktif
Suatu pagi saat saya bangun dan hendak pergi ke kamar mandi, saya melangkah terlalu dekat dengan tempat tidur. Jari kaki saya terantuk kaki tempat tidur. !#%*^%$#*! Setelah selesai berteriak dan berlompatan ke sana kemari, saya mempunyai sebuah pilihan. Saya bisa saja mengasihani diri saya sendiri dan kembali ke tempat tidur (Bukan sebuah pilhan yang buruk, tetapi tidak terlalu produktif). Sebaliknya, saya memilih untuk menganggapnya sebagai sebuah peristiwa yang di luar kendali tetapi nahas dan berjalan terpincang-pincang sepanjang hari itu.
Tiap hari Anda membuat keputusan. Beberapa keputusan, seperti memutuskan untuk berjalan pincang ke tempat kerja, hanyalah sebuah keputusan kecil. Keputusan lainnya sangat mempengaruhi hari Anda atau bahkan bisa mengubah kehidupan Anda. Keputusan harian Anda umumnya dapat digolongkan menjadi dua:
a. Reaktif : Anda membiarkan peristiwa-peristiwa hidup Anda mengendalikan Anda.
b. Proaktif : Hingga tingkatan tertentu, Anda mengendalikan hasil.
Ijinkan saya memberikan contoh yang familiar mengenai pilihan pertama. Pikirkan saat seorang pengendara motor yang kurang sopan memotong jalan Anda di jalan raya. Mungkin anda membunyikan klakson, mengatakan beberapa frase pilihan atau memukul kemudi. Sekarang ambillah langkah mundur dan ingatlah apa yang tubuh Anda rasakan. Tekanan darah Anda naik dan otot-otot Anda menegang. Mungkin perut Anda terasa bergerak.
Apakah orang yang tidak sopan tadi membuat Anda marah? Tidak juga. Apakah Anda mengijinkan reaksi Anda terhadap perilaku kasar itu melalui pilihan Anda? Pasti. Inilah peristiwa yang berada di luar kendali. Anda mengijinkan keadaan untuk mendikte perilaku Anda yang tidak diinginkan. Namun, Anda memiliki kendali atas respon Anda terhadap peristiwa ini. Ingat: Orang yang Anda ijinkan untuk membuat Anda marah sebenarnya mengendalikan Anda.
Sekarang terapkan pilihan kedua untuk memegang kendali atas keadaan yang Anda dapat ubah untuk lingkungan kerja. Pikirkan tentang manajer yang Anda ketahui. Beberapa dari mereka menghabiskan banyak waktu mereka menyelesaikan masalah, beralih dari satu dilema ke dilema berikutnya. Manajer-manajer ini hanya memiliki waktu terbatas dan selalu terlihat bermain kejar mengejar. Mereka bereaksi terhadap dunia. Manajer lainnya mengatasi gangguan kerja dengan cara yang anggun dan efisien. Manajer-manajer ini menjadi lebih ulung dan sebenarnya memiliki waktu untuk merencanakan masa depan dan membimbing pegawai. Mereka mengambil sikap proaktif di dalam dunia mereka.
Seberapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk merencanakan pekerjaan Anda? Saat anda membuat keputusan apakah Anda membayangkan halangan yang mungkin muncul, yang dapat menghambat pelaksanaan?
Seberapa banyak anggaran yang Anda sisihkan untuk melatih staf Anda? Apakah Anda memperkirakan jangkauan yang panjang? Jika jawaban untuk pertanyaan ini tidak ada, tidak pernah atau tidak, akan sangat membantu untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk persiapan dan perencanaan. Jika Anda sadar Anda menghabiskan terlalu banyak waktu dengan penyelesaian masalah, pertimbangkan untuk menjadi lebih proaktif dan berencana ke depan.
2. Jadilah lamban terhadap kemarahan--terutama kemarahan yang disebabkan hal sepele.
Saya merasa sulit untuk menghadapi anak laki-laki saya. Sering nampaknya ia berusaha membuat saya marahi. Karena itu, saya ibaratnya merasa harus membawa tongkat besar. Saya mengomelinya tentang perilakunya dari pagi hingga malam. Namun, semakin saya menekan dengan keras, semakin banyak masalah yang nampaknya harus saya selesaikan.
Istri saya membandingkan perilaku saya dengan kekuatan super nasional yang menggunakan bom nuklir untuk menyelesaikan setiap masalah. Ia menekankan perilaku yang saya sering permasalahkan ialah hal-hal yang ia sebut "masalah anak". Masalah anak tidak menjamin pemusnahan nuklir tetapi lebih ke respon yang terukur.
Inilah pelajaran yang setiap manajer sukses telah pelajari. Orang-orang adalah manusia. Orang-orang membuat kesalahan. Sebagian besar kesalahan itu menimbulkan akibat-akibat kecil terhadap perusahaan. Bila masalahnya sepele, respon yang diberikan seharusnya sebuah tindakan pembetulan tanpa emosi yang tidak perlu. Menanyai pegawai dengan nada bicara yang netral mengenai bagaimana kesalahan bisa terjadi ialah satu cara untuk mencoba pendekatan yang lebih baik. Terkadang instruksi atau peringatan akan prosedur yang adalah yang diperlukan.
Kadang sebuah kesalahan menciptakan masalah serius untuk perusahaan. Anda bisa saja marah karena kesulitan itu seharusnya dapat dihindari. Penting sekali bahwa kemarahan Anda pada situasi yang ada tidak akan menjadi serangan personal yang berlebihan kepada pegawai yang bertanggung jawab. Orang cenderung untuk merespon dengan cara yang serupa pada kita. Mengungkapkan kemarahan atau rasa jengkel terhadap sebuah situasi adalah hal yang wajar, tetapi tidak terhadap seorang individu. Akan lebih efektif jika Anda merangkul pegawai Anda untuk mencari solusi dan mencegah terjadinya kesalahan yang sama.
Untuk meningkatkan hubungan kerja yang efektif, jangan terlalu cepat marah. Perlakukan insiden kecil dengan emosi yang terkendali dan sepantasnya. Jika sebuah kesalahan besar menyebabkan Anda frustrasi, jangan menyalurkan kemarahan hanya pada pegawai. Dan saat seorang pegawai bereaksi dengan kemarahan terhadap campur tangan manajerial, jangan merespon dengan cara yang sama.
3. Alih-alih memberitahu orang bahwa mereka salah, tunjukkan kesalahan mereka secara tidak langsung.
Ben Franklin menulis dalam autobiografinya bagaimana dalam masa mudanya ia sering membetulkan kesalahan orang secara terbuka saat mereka salah. Apa yang ia temukan meskipun ia sangat logis dan memiliki fakta yang mendukung, ia sangat jarang membujuk orang bahwa mereka salah. Lebih buruknya lagi, ia menemukan bahwa banyak dari orang ini menaruh dendam padanya selama bertahun-tahun. Sementara ia mencoba untuk menolong, ia ternyata malah menambah jumlah musuh.
Dalam lingkungan bisnis, para manajer yang memperlakukan pegawai mereka seperti anak-anak akan dengan cepat mempelajari pelajaran Ben Franklin tadi. Tidaklah efektif jika kita hanya menunjukkan kesalahan pegawai saja. Orang dewasa memiliki pilhan (bahkan jika mereka pegawai!). Pegawai yang membuat kesalahan melakukannya dengan sengaja. Mereka mungkin tidak menyadari akibat perbuatan mereka tetapi dalam banyak kasus mereka melakukannya dengan cara yang jujur. Penyebab dan hubungan akibatlah yang telah belum ada/ dibuat.
Peran Anda sebagai manajer adalah menolong pegawai mengetahui bagaimana perilaku mereka menciptakan masalah, tanpa memperlakukan mereka seperti anak-anak. Tujuan akhirAnda ialah membuat pegawai tahu pilihan mana yang benar untuk dipilih lain kali. Ini dapat dilakukan dengan baik jika Anda mengadakan pendekatan dengan berdiskusi secara tidak langsung. Teknik yang baik ialah menanyakan dengan cara tidak menghakimi, "Apa yang telah terjadi?" Perbolehkan pegawai menemukan bagaimana perbuatan mereka berkontribusi pada kesalahan.
Ben Franklin belajar dari kesalahannya dan mengembangkan sejumlah keahlian yang dapat kita pelajari. Misalnya, saat seseorang mengemukakan sebuah pendapat yang kurang tepat, Mr. Franklin mulai merespon dengan frase-frase seperti, "Dalam banyak kasus, saya mungkin akan merasakan hal yang sama seperti Anda mengenai hal ini. Namun, jika faktanya berbeda...". Ia mendapati bahwa orang-orang lebih terbuka pada diskusi dan lebih peka terhadap masukan saat ia menerapkan pendekatan tidak langsung.
Pelajari dan lakukanlah ketiga tips di atas dengan berlatih. Evaluasi respon Anda terhadap konflik dan pikirkan tentang apa yang Anda mungkin telah lakukan sebelumnya. Seiring waktu, Anda akan menjadi jenis manajer yang dapat menangai konflik secara efektif dan mengalami lebih sedikit konflik.
*)Richard Highsmith, rick@leadersinstitute.com, adalah seorang instruktur senior untuk The Leader's Institute. Ia memiliki pengalaman bimbingan dan pelatihan 25 tahun. Ia telah membangun dan menjual dua usaha yang sukses.
Langkah-langkah berikut ini tidak akan menghilangkan konflik tetapi pastinya akan dapat memperkecil tingkat keparahan konflik.
1. Bersikaplah proaktif, bukan reaktif
Suatu pagi saat saya bangun dan hendak pergi ke kamar mandi, saya melangkah terlalu dekat dengan tempat tidur. Jari kaki saya terantuk kaki tempat tidur. !#%*^%$#*! Setelah selesai berteriak dan berlompatan ke sana kemari, saya mempunyai sebuah pilihan. Saya bisa saja mengasihani diri saya sendiri dan kembali ke tempat tidur (Bukan sebuah pilhan yang buruk, tetapi tidak terlalu produktif). Sebaliknya, saya memilih untuk menganggapnya sebagai sebuah peristiwa yang di luar kendali tetapi nahas dan berjalan terpincang-pincang sepanjang hari itu.
Tiap hari Anda membuat keputusan. Beberapa keputusan, seperti memutuskan untuk berjalan pincang ke tempat kerja, hanyalah sebuah keputusan kecil. Keputusan lainnya sangat mempengaruhi hari Anda atau bahkan bisa mengubah kehidupan Anda. Keputusan harian Anda umumnya dapat digolongkan menjadi dua:
a. Reaktif : Anda membiarkan peristiwa-peristiwa hidup Anda mengendalikan Anda.
b. Proaktif : Hingga tingkatan tertentu, Anda mengendalikan hasil.
Ijinkan saya memberikan contoh yang familiar mengenai pilihan pertama. Pikirkan saat seorang pengendara motor yang kurang sopan memotong jalan Anda di jalan raya. Mungkin anda membunyikan klakson, mengatakan beberapa frase pilihan atau memukul kemudi. Sekarang ambillah langkah mundur dan ingatlah apa yang tubuh Anda rasakan. Tekanan darah Anda naik dan otot-otot Anda menegang. Mungkin perut Anda terasa bergerak.
Apakah orang yang tidak sopan tadi membuat Anda marah? Tidak juga. Apakah Anda mengijinkan reaksi Anda terhadap perilaku kasar itu melalui pilihan Anda? Pasti. Inilah peristiwa yang berada di luar kendali. Anda mengijinkan keadaan untuk mendikte perilaku Anda yang tidak diinginkan. Namun, Anda memiliki kendali atas respon Anda terhadap peristiwa ini. Ingat: Orang yang Anda ijinkan untuk membuat Anda marah sebenarnya mengendalikan Anda.
Sekarang terapkan pilihan kedua untuk memegang kendali atas keadaan yang Anda dapat ubah untuk lingkungan kerja. Pikirkan tentang manajer yang Anda ketahui. Beberapa dari mereka menghabiskan banyak waktu mereka menyelesaikan masalah, beralih dari satu dilema ke dilema berikutnya. Manajer-manajer ini hanya memiliki waktu terbatas dan selalu terlihat bermain kejar mengejar. Mereka bereaksi terhadap dunia. Manajer lainnya mengatasi gangguan kerja dengan cara yang anggun dan efisien. Manajer-manajer ini menjadi lebih ulung dan sebenarnya memiliki waktu untuk merencanakan masa depan dan membimbing pegawai. Mereka mengambil sikap proaktif di dalam dunia mereka.
Seberapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk merencanakan pekerjaan Anda? Saat anda membuat keputusan apakah Anda membayangkan halangan yang mungkin muncul, yang dapat menghambat pelaksanaan?
Seberapa banyak anggaran yang Anda sisihkan untuk melatih staf Anda? Apakah Anda memperkirakan jangkauan yang panjang? Jika jawaban untuk pertanyaan ini tidak ada, tidak pernah atau tidak, akan sangat membantu untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk persiapan dan perencanaan. Jika Anda sadar Anda menghabiskan terlalu banyak waktu dengan penyelesaian masalah, pertimbangkan untuk menjadi lebih proaktif dan berencana ke depan.
2. Jadilah lamban terhadap kemarahan--terutama kemarahan yang disebabkan hal sepele.
Saya merasa sulit untuk menghadapi anak laki-laki saya. Sering nampaknya ia berusaha membuat saya marahi. Karena itu, saya ibaratnya merasa harus membawa tongkat besar. Saya mengomelinya tentang perilakunya dari pagi hingga malam. Namun, semakin saya menekan dengan keras, semakin banyak masalah yang nampaknya harus saya selesaikan.
Istri saya membandingkan perilaku saya dengan kekuatan super nasional yang menggunakan bom nuklir untuk menyelesaikan setiap masalah. Ia menekankan perilaku yang saya sering permasalahkan ialah hal-hal yang ia sebut "masalah anak". Masalah anak tidak menjamin pemusnahan nuklir tetapi lebih ke respon yang terukur.
Inilah pelajaran yang setiap manajer sukses telah pelajari. Orang-orang adalah manusia. Orang-orang membuat kesalahan. Sebagian besar kesalahan itu menimbulkan akibat-akibat kecil terhadap perusahaan. Bila masalahnya sepele, respon yang diberikan seharusnya sebuah tindakan pembetulan tanpa emosi yang tidak perlu. Menanyai pegawai dengan nada bicara yang netral mengenai bagaimana kesalahan bisa terjadi ialah satu cara untuk mencoba pendekatan yang lebih baik. Terkadang instruksi atau peringatan akan prosedur yang adalah yang diperlukan.
Kadang sebuah kesalahan menciptakan masalah serius untuk perusahaan. Anda bisa saja marah karena kesulitan itu seharusnya dapat dihindari. Penting sekali bahwa kemarahan Anda pada situasi yang ada tidak akan menjadi serangan personal yang berlebihan kepada pegawai yang bertanggung jawab. Orang cenderung untuk merespon dengan cara yang serupa pada kita. Mengungkapkan kemarahan atau rasa jengkel terhadap sebuah situasi adalah hal yang wajar, tetapi tidak terhadap seorang individu. Akan lebih efektif jika Anda merangkul pegawai Anda untuk mencari solusi dan mencegah terjadinya kesalahan yang sama.
Untuk meningkatkan hubungan kerja yang efektif, jangan terlalu cepat marah. Perlakukan insiden kecil dengan emosi yang terkendali dan sepantasnya. Jika sebuah kesalahan besar menyebabkan Anda frustrasi, jangan menyalurkan kemarahan hanya pada pegawai. Dan saat seorang pegawai bereaksi dengan kemarahan terhadap campur tangan manajerial, jangan merespon dengan cara yang sama.
3. Alih-alih memberitahu orang bahwa mereka salah, tunjukkan kesalahan mereka secara tidak langsung.
Ben Franklin menulis dalam autobiografinya bagaimana dalam masa mudanya ia sering membetulkan kesalahan orang secara terbuka saat mereka salah. Apa yang ia temukan meskipun ia sangat logis dan memiliki fakta yang mendukung, ia sangat jarang membujuk orang bahwa mereka salah. Lebih buruknya lagi, ia menemukan bahwa banyak dari orang ini menaruh dendam padanya selama bertahun-tahun. Sementara ia mencoba untuk menolong, ia ternyata malah menambah jumlah musuh.
Dalam lingkungan bisnis, para manajer yang memperlakukan pegawai mereka seperti anak-anak akan dengan cepat mempelajari pelajaran Ben Franklin tadi. Tidaklah efektif jika kita hanya menunjukkan kesalahan pegawai saja. Orang dewasa memiliki pilhan (bahkan jika mereka pegawai!). Pegawai yang membuat kesalahan melakukannya dengan sengaja. Mereka mungkin tidak menyadari akibat perbuatan mereka tetapi dalam banyak kasus mereka melakukannya dengan cara yang jujur. Penyebab dan hubungan akibatlah yang telah belum ada/ dibuat.
Peran Anda sebagai manajer adalah menolong pegawai mengetahui bagaimana perilaku mereka menciptakan masalah, tanpa memperlakukan mereka seperti anak-anak. Tujuan akhirAnda ialah membuat pegawai tahu pilihan mana yang benar untuk dipilih lain kali. Ini dapat dilakukan dengan baik jika Anda mengadakan pendekatan dengan berdiskusi secara tidak langsung. Teknik yang baik ialah menanyakan dengan cara tidak menghakimi, "Apa yang telah terjadi?" Perbolehkan pegawai menemukan bagaimana perbuatan mereka berkontribusi pada kesalahan.
Ben Franklin belajar dari kesalahannya dan mengembangkan sejumlah keahlian yang dapat kita pelajari. Misalnya, saat seseorang mengemukakan sebuah pendapat yang kurang tepat, Mr. Franklin mulai merespon dengan frase-frase seperti, "Dalam banyak kasus, saya mungkin akan merasakan hal yang sama seperti Anda mengenai hal ini. Namun, jika faktanya berbeda...". Ia mendapati bahwa orang-orang lebih terbuka pada diskusi dan lebih peka terhadap masukan saat ia menerapkan pendekatan tidak langsung.
Pelajari dan lakukanlah ketiga tips di atas dengan berlatih. Evaluasi respon Anda terhadap konflik dan pikirkan tentang apa yang Anda mungkin telah lakukan sebelumnya. Seiring waktu, Anda akan menjadi jenis manajer yang dapat menangai konflik secara efektif dan mengalami lebih sedikit konflik.
*)Richard Highsmith, rick@leadersinstitute.com, adalah seorang instruktur senior untuk The Leader's Institute. Ia memiliki pengalaman bimbingan dan pelatihan 25 tahun. Ia telah membangun dan menjual dua usaha yang sukses.
No comments:
Post a Comment