Bekerja Lebih Efisien dengan Mengurangi Rapat

Para pemimpin dalam sebagian besar perusahaan modern akan berpendapat bahwa mereka sendiri wajib untuk menghadiri sejumlah besar rapat. Para pihak yang diundang dalam rapat merasa mereka mendapatkan perhatian dari pemimpin dan sebuah rute langsung menuju tindakan pelaksanaan jika diperlukan. Terlalu banyak rapat menghabiskan waktu yang dimiliki pemimpin, yang akan menghalaunya dari isu-isu penting. John dan Forrest Mars, anak Forrest Mars Sr., menjalankan perusahaan Mars, Inc. sebagai sebuah bisnis yang cukup terbuka dan transparan. Gaji yang ditawarkan lebih tinggi dari perusahaan pesaing lainnya tetapi syaratnya ialah kesetaraan. Setiap orang harus naik pesawat kelas ekonomi jika bepergian dan melakukan pekerjaan sepele sendiri. Tidak ada kamar mandi khusus eksekutif atau tempat parkir khusus yang tidak bisa ditempati kendaraan lain. Rapat hanya diadakan seperlunya; lebih jarang, lebih pendek dan lebih efisien. Alan Leighton, mantan CEO Asda, menghabiskan waktunya saat awal karir di Mars UK dan membawa budaya rapat efisien ini bersamanya. Rapat internal di Asda sering dilakukan dengan berdiri untuk mendorong orang tidak berlama-lama. Leighton berpendapat bahwa ini juga akan membuat jumlah rapat yang harus dihadiri pemimpin menjadi lebih sedikit. “Tidak menghabiskan waktu dengan mengadakan rapat secara konvensional memmberikan saya lebih banyak waktu untuk bekerja dengan lebih produktif, seperti menemui konsumen dan berbicara dengan operator. Triknya adalah dengan mengefektifkan rapat yang benar-benar Anda anggap penting. Saya sangat sadar bahwa saya terus menerus dalam tekanan waktu. Penting bagi saya untuk hanya melakukan hal-hal yang memang benar-benar bermanfaat dan menghabiskan waktu untuk menyelesaikan hal yang penting saja. Jika saya tidak mengatur waktu saya secara efektif saya tidak akan bisa menjalankan perusahaan dengan baik dan saya akan kelelahan dan tidak bersemangat. Saya tidak memerlukan rapat-rapat yang tidak perlu.” Menemui klien dan pelanggan penting secara langsung masih menjadi prioritas utama dalam waktu seorang pemimpin yang bisa membutuhkan banyak waktu untuk melakukan perjalanan. Don Birch, mitra pengelolaan China Opportunities Ltd, berbicara mengenai masa depan rapat virtual. “Tidak ada yang bisa mengganti pentingnya menemui pelanggan atau kolega secara langsung, nilai dan fungsionalitas rapat yang diadakan secara jarak jauh telah meningkat secara signifikan akhir-akhir ini. Layanan kelas tinggi memberikan kehadiran yang seolah-olah luar biasa nyata dan banyak layanan jasa Internet berbiaya rendah memungkinkan rapat jarak jauh menjadi mudah dan sederhana. Panggilan konferensi, panggilan suara antarmuka, video, presentasi interaktif dan teks bisa dilakukan jauh lebih mudah. Meskipun betul orang lebih memilih kehadiran nyata seseorang, fasilitas rapat virtual ini bisa berarti bahwa beberapa perjalanan bisa dilakukan di dunia maya daripada di atas pesawat terbang.” Tegaslah dalam menentukan rapat mana yang harus dihadiri dan pantas mendapatkan waktu Anda. Pastikan bahwa rapat dilaksanakan dengan baik dan orang-orang telah melaksanakan pekerjaan rumah yang diwajibkan. Jika topik rapat sudah selesai dibicarakan atau rapat itu telah melampaui batas waktu, segera akhiri rapat. Pemimpin harus memastikan bahwa urusan yang penting telah dibahas dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Selalu tanyakan apakah perlu untuk mengundang banyak personel senior dalam rapat secara bersamaan. Kirimkan email berisi detil hasil rapat ke orang-orang yang tidak hadir agar mereka mengetahui kabar terbaru. Saat menemui klien di luar kantor, pertimbangkan teknologi "rapat cerdas."